Evernote データ管理

【Evernote】Evernoteとは

はじめに

みなさまは情報におぼれたことはありませんか?

例えば、

  • 気になる情報がWebやSNSのどこにあるかわからない。
  • 思いついたアイディアを忘れた。
  • 参考になるWebサイトが見つからない。
  • 気に入った名言を忘れた。
  • 読んだ本のタイトル、メモした内容が見つからない。
  • 旅行で利用した交通機関やルート、費用がわからない。
  • 必要なメールが見つからない。
  • 欲しい物を忘れた。
  • いつ、いくらで購入したのかわからない。
  • 取扱説明書を捨てたので使い方がわからない。
  • 各種保険の契約内容も更新日もわからない。
  • 登録情報のメモがなくなった。
  • 必要な情報を探すのにやたらと手間がかかる。

など、思いつくだけでまだたくさん出てきます。

これらの問題を解決するためには、

情報の一元管理と柔軟な検索

が必要です。

そして、この課題を解決するための一つの手段として、

Evernoteの利用

を、お勧めします。

関谷さんは、2009年10月にEvernoteを利用し始めてから12年使い続けています。この中で得られたEvernoteの便利な使い方について紹介します。

1回の記事ではボリュームが大きくなりすぎるので、これから何回かに分けて便利な用途についての記事を投稿しようと思います。

対象読者

以下のような課題を抱えている方を対象読者とします。

もちろん、興味本位でも問題ありません。

対象読者

  • 情報の一元管理をしたい
  • 必要な情報をすぐに引き出せるようにしたい
  • Evernoteの活用方法がいまいちよくわからない

Evernoteの簡単紹介

とても簡単にEvernoteを紹介するなれば、

いろいろなデバイスからアクセスできるノート管理システム

となります。「管理」には、追加・修正・削除・検索が出来ることを意味します。

主な特徴としては以下の通りです。

  • ノートに文字、画像、ファイル、音声を記録できる
  • ノートには複数のタグをつけることができる
  • キーワードでノートを検索して必要な情報に素早くアクセスできる
  • アクセスするデバイスは問わない(PC、スマホ、タブレット)
  • Webクリッピングでノートに追加できる
  • メールを送ることでノートに追加できる(Personal/Professional版)
  • ノートの総データサイズではなく、月間アップロードデータサイズで制限される
  • タスクを管理することができる

Evernote本家でも紹介されているので、詳しく以下を参照していただくのが良いでしょう。

無償版でも十分に活用できますが、メール転送によるノートの追加をしたい場合は有償版を契約する必要があります。しかし、このメール転送によるノートの追加はものすごく便利です。この機能を使うためだけに有償版を契約しても価値があると考えます。

Evernoteが初めての方は、まず触ってみるのが良いと思います。その後、有償版を検討しても良いと思います。

便利な使い方

主に以下に示す10の用途で活用できます。

一つ一つの用途にはそれぞれ便利な使い方があるので、詳細はこれ以降の記事にて説明することにしますので、ここでは概要についてさらっと触れることにします。

メール情報の集約

いくつかのメールアカウントがあるので、メールで得られた情報を一か所に集約するためにEvernoteを使用しています。

メールを転送するだけでEvernoteにノートとして追加できます。(※Personal/Professional版)

メモの集約

思いついたらすぐにメモを取らないと忘れてしまいますので、スマホでメモを取ればEvernoteにノートとして追加できるようにしています。

週末に1週間で記録したメモを確認して、詳細の追加やタスクへの分割を行います。

写真記録の集約

行動記録や、情報の記録として写真を撮影した場合にEvernoteにノートとして追加しています。

この記録も週末に見直して、詳細の追加やタスクへの分割を行います。

登録情報の集約

あらゆる登録情報を集約しています。

基本的なところでは、サイトのID、パスワードなどです。必要な時にスマホでEvernoteにアクセスしてすぐに確認できるようにしています。

気になる記事の集約

Webニュースやブログ記事で気になる情報があったら、すぐにEvernoteに情報を記録します。気になる情報を見つけた時は、じっくり情報を確認している時間がないものなので、時間が空いた時に確認するようにしています。

Webのクリッピングには以下の2つを使用しています。

  • Evernote web clipper
  • Pocket

投資情報の集約

売買した際の約定通知や、証券会社からの連絡だけでなく、参考になる記事やYoutube動画を目にしたら、後で見返して思い出せるように記録するようにしています。もちろん、投資戦略やアイディアについても記録し、後で見返して投資方針を追加・修正するためにも活用します。

ライフログ

後で振り返って思い出せるように、以下の5項目をライフログとして記録しています。

  • 日記
  • 読書記録
  • 旅行記録
  • 購入品記録
  • 電気量使用記録

ライフログは数年分蓄積すると、振り返ることでいろいろな気づきを与えてくれます。

過去に立てた目標や戦略を評価する際に重要な記録となります。

タスクの抽出と管理

いろいろな記録をEvernoteにノートとして登録すると、アクションが必要な項目も現れてきます。この必要なアクションを「タスク」として登録することで、やらなければならないことを明確にすることができるようになります。

また、タスクには完了、未完了以外にも期日を設定することができるので、抽出したタスクを管理する上でも便利に使うことができます。

紙情報の集約

電子データが多くなってはいますが、いまだに紙情報は残り続けています。情報管理する上では、全ての情報が一か所にあった方が管理の手間を省くことができるので、紙情報についてもEvernoteに登録しています。

具体的には、ScanSnapでスキャンしてEvernoteに登録します。PCを介することなく、スキャンしたらすぐにEvernoteに追加できるため、とてもお手軽に紙情報の電子化ができます。しかも、文書、レシート、名刺、写真を自動判別して別々のノートブックに登録してくれます。

データ共有

Evernoteを使用している他のユーザと、ノートやノートブックを共有することができます。

仕事仲間と議事録や名刺を共有したり、家族と旅行記録を共有することで、効率的な日常を過ごすことが期待できます。

まとめ

情報があふれている昨今、詳細な情報をタグ付けして分類し、重要度や優先度と共に整理し、次の行動に素早く結び付けるスキルが要求されるようになっています。

Evernoteはこの情報整理を行うための支援システムとしてとても優秀だと思います。

今後、関谷さんの活用方法について説明しますので参考にしてください。

では、今日も良い一日を。

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