はじめに
メール整理をしていて以下の課題を感じたことはありませんか？
メール整理の課題
- 保存すべきメールを自動的に分類したい
- 複数のメールアカウントの受信メールを、一か所にまとめてタグ付け整理したい
- 複数メールアカウントの受信メールを一括して検索したい
- 受信メールに写真やURLや追加メモなどで関連付けたい
- 受信メールの内容をもとにタスクを抽出して管理したい
Gmailを使っていると受信メールに複数のタグをつけることができ、必要なメールを探すための検索も優秀です。
でも、長いこと生きているとメールアカウントが複数になり、サイトの登録に使っているメールアドレスがバラバラになったりしませんか？
しかも、過去のメールを検索する際に複数のアカウントにわたって検索できないし、情報としてアーカイブするには関連する情報とリンクさせることができない。
つまり、
受信メールそのままでは情報源としての使い勝手が悪い。
これが課題です。
提案できる解決手段としては、
Evernoteに受信したメールを転送してノートを自動作成する。
ということになります。
メール情報の集約
EvernoteのPersonal/Professional版では、メールを送信することでノートを作成してくれるメールアドレスが付与されます。
このアドレスに、特定のメールを受信したら転送する設定にすることで、Evernoteにメール情報を集約することができます。
例えば、以下のメールをEvernoteに転送して管理することが考えられます。
- ネットショップの購入確認
- カード会社の請求金額案内
- 証券会社からの約定通知
- 楽天トラベルなどのホテル予約サイトからの予約確認
- 保険会社からの契約内容通知
- 航空会社や高速バスなどからの予約確認
Gmailであれば上記条件に合致するフィルタを作成し、転送先にEvernoteのメールアドレスを指定することで、情報を一か所にまとめることができます。
タスクの追加方法
タスクに追加したい文字列を選択してタスクを追加することができます。
まずは、タスクに追加したい文字を選択します。
次に、「＋」ボタンを押して、「タスク」をクリックします。
すると、以下のようにタスクが登録されました。
期日を設定する場合は、カレンダーのボタンをクリックし、
期日を選択してから「期日を設定」ボタンを押します。
タスクの一覧から、追加したタスクが確認できます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
必要な受信メールの集約と、関連情報の追記、それからタスクの追加、この3つが今回のポイントです。
関谷さんは、月曜から金曜までに情報を集めるだけ集め、土日で整理を行うルーチンで処理しています。
参考になればうれしいです。
では、今日も良い一日を。
